Любой практик понимает, что невозможно управлять (блюсти дисциплину, улучшать результаты, мотивировать) исключительно с помощью формализованных механизмов: инструкций, положений, бизнес-процессов.
Если система работает не точно, наверное нужно разбираться в самой системе. Что мешает ее работе? Кому это выгодно? Какие косвенные выгоды имеют все участники в отсутствии работающей системы? Какая система существует на месте той, что Вы ждете?
С другой стороны, неформальная культура и ценности группы, простроенность связей, разделение функционала и ответственности не возможна без закрепления информации на бумаге.