Время – внесите в эту графу время поступления информации, получения почты или прихода посетителя. В дальнейшем это может помочь Вам, например, для контроля за работой почтовых служб или для определения среднего времени ожидания встречи посетителем;

Тип контакта – в этой графе пиктограммами обозначены основные способы поступления информации: телефонный звонок, традиционная почта или курьерская доставка, e-mail (электронная почта), посетитель, поступившее факсимильное сообщение. Для того, чтобы Вы могли добавить свое обозначение входящей информации (например, самостоятельную регистрацию клиента в компьютерной базе данных), в этой графе есть дополнительный пустой квадратик.

Следующие графы бланка не имеют стандартных обозначений, так как во многих фирмах существуют свои приоритеты сведений, которые необходимы для хранения и передачи информации. Это может быть, например:

• входящий номер документа;
• человек, которому предназначается информация,
• тип информации – запрос, официальные документы, рекламные проспекты, резюме, заказ товара (услуги), рекламация клиента и т.д.;
• дальнейшая судьба информации – передана, подшита, обработана и т.д.
• ФИО человека, принявшего информацию

Вы можете вписать названия необходимых вам граф над страницами, в этом случае Вам не придется делать это на каждом новом листе.

Вы можете также заказать у нас специальные Журналы регистрации, адаптированные под Ваши потребности, с нанесенным логотипом Вашей фирмы.

Телефон, будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, может стать и значительным «поглотителем времени». Для того, чтобы повысить эффективность своего времени, передайте своему секретарю информацию о критериях, согласно которым входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены (повторный звонок) или их следует «пропустить» к Вам.

1. По какому поводу звонит абонент?
2. Какие звонки должны быть переадресованы подчиненным или в другие подразделения?
3. Какие темы Ваш секретарь может выяснить непосредственно у абонента?
4. В какое время Вы не хотите, чтобы Вам мешали («спокойные часы»)?
5. С кем Вас вообще не надо соединять (может быть, использовать письменные сообщения)?
6. С какими абонентами Вас следует соединять только в определенные часы ?
7. С кем Вас следует соединять в любое время?
8. Когда следует «пропускать» частные разговоры? С какими лицами?
9. В какое время Вам лучше всего позвонить повторно?
10. Когда лучше всего перезвонить тому или иному абоненту?

• Предупредите о том, чтобы Вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для Вас значение, а не всю «рутинную почту».
• Поручите делать предварительную сортировку входящей почты (например, по приоритетности) и раскладку ее в специальные папки.
• При необходимости распорядитесь, чтобы к входящим письмам прикладывались разъяснительные документы (н-р, время получения, история вопроса и т.д.)
• Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, отправляйте в корзину для бумаг.
• При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.
• Сопровождайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, например, указывайте ключевые слова предстоящего ответа, срок исполнения, исполнителя и т.д.
• Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.
• Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения, т.е. во время просмотра почты.
• Обработка сообщения должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

Для многих менеджеров незапланированные посетители могут стать проблемой. Часто на их прием затрачивается намного больше времени, чем на любую другую деятельность. В связи с этим у менеджера и его секретаря появляется специальная задача – управлять потоком посетителей. Вот что советуют для этого признанные специалисты в области планирования времени:

• Выделяйте для себя специальное время для обдумывания и работы без отвлечений на посторонние дела. Отгораживайте себя на этот период от посещений, попросите секретаря позаботиться о том, чтобы Вас никто не беспокоил.
• Установите общие приемные часы, когда сотрудники могут обсудить с Вами интересующие вопросы. Попросите посетителей заранее сообщать вам о цели визита, чтобы Вы могли подготовиться к нему.
• Посещайте сами помещения, где сидят Ваши подчиненные, и предоставляйте себя в их распоряжение для вопросов. Намного проще самому попрощаться и выйти, чем выпроваживать собеседника из своего кабинета.
• Поручите своему секретарю согласование и соблюдение сроков и дат, а также причины и цели визита.
• Встречайте посетителей стоя (например, в приемной) и определяйте во время приветствия необходимость и приоритетность посещения.
• Предварительно устанавливайте продолжительность визита: разговор, как правило, длится столько времени, сколько его есть в распоряжении. Подумайте, каким способом можно дать сигнал об окончании встречи (наручные часы, звонок секретаря, и т.д.).
• Переносите предусмотренную тему или всю беседу на другое время, если Вы не можете достичь намеченной цели в имеющееся в Вашем распоряжении время.