• Запишите формальные данные о посетителе. Если у Вас есть его визитка, Вы можете прикрепить ее в отведенном для этого месте, и вписать эти данные в конце дня. Не забудьте уточнить город, где расположена организация посетителя и профиль ее деятельности.
• Посещение. Каким образом посетитель попал к Вам на стенд? В дальнейшем Вы сможете определить, какой способ привлечения посетителей оказался более эффективным: рассылаемые Вами приглашения, реклама Вашей фирмы, рекомендации клиентов или удачное расположение и оформление стенда.
• Заинтересовало: к чему посетитель проявил больше интереса: особенности конкретного товара (услуги), цены (возможно, в сравнении с Вашими конкурентами), или просто общая информаци о фирме. Совет: если Вы заранее подготовите условные обозначения для разных наименований или групп товара (сокращения или цифровой код), то заполнение этой графы не займет у Вас много времени, и позволит получить обобщенную информацию о потребностях рынка.
• Вручены: отметьте, какие рекламные материалы или образцы получил посетитель. Взял ли он прайс или каталог товаров, или ограничился сувенирами и листовками? Это может быть косвенным показателем степени его делового интереса и поводом к следующему контакту.
• Договоренности. Обязательно зафиксируйте краткие итоги беседы. Что предпочитает посетитель: звонить сам или ответить на Ваш звонок? Когда должен состояться следующий контакт? Обещали ли Вы предоставить ему дополнительную информацию, или договорились о встрече после выставки?
• Дата и время посещения. Запишите, какого числа (или в какой день недели) Вы общались с посетителем. В дальнейшем Вы сможете проанализировать, в какие дни (например, в начале или в конце недели) Ваш стенд посетило наибольшее количество реальных или потенциальных покупателей. Также по этим данным впоследствии Вам легче будет при необходимости восстановить подробности разговора с посетителем.
• Продолжителность посещения. Также может быть косвенной оценкой степени заинтересованности посетителя в Вашем предложении и критерием при планировании количества работников на стенде в следующий раз.

1. Участие в выставках эффективно только тогда, когда оно является неотъемлемой частью всего комплекса маркетинга фирмы. Поэтому прежде чем начать подготовку к выставке, определите, в чем заключается основная цель Вашего участия в ней, и как эта цель вписывается в Вашу марккетинговую стратегию.   Целями могут быть, например:

• Увеличение объема продаж – как правило, является конечной целью участия в выставке для любой фирмы. Однако в ряде случаев (например, продвижение нового товара, поиски инвестора или дистрибьютора) более значимыми могут оказаться другие цели.
• Расширение рынка сбыта, поиски новых покупательских сегментов
• Контроль конкурентноспособности предприятия, наблюдение за конкурентами
• Изучение общей конъюнктуры в области, отслеживание изменений в покупательском спросе
• Презентация новых товаров или условий работы, отслеживание реакции на них потребителя
• Активизация рекламной кампании.2. Для достижения нужного результата установите для себя критерии, по которым Вы сможете оценить достижение каждой из целей. Задайте себе вопросы: Чего именно мы хотим достичь: например, просто знакомства с потенциальными потребителями или непосредственного заключения сделки. Как мы измерим достижение поставленной цели? Например, это может быть увеличение контактов с новыми посетителями на 20% по сравнению с предыдущим участием. Какой срок мы отведем для реализации цели, за какой период времени цель должна быть достигнута? Например, объем п родаж должен возрасти в течение 3 месяцев после проведения выставки.3. Исходя из сформулированных Вами целей, определите, насколько целесообразно для Вас будет участие именно в этой выставке. Будут ли там присутствовать интересующие Вас потребители или конкуренты?   Как участие в выставке может отразиться на имидже фирмы ? Насколько в перспективе может окупиться участие в этой выставке?4. Если Вы ответили на предыдущий вопрос положительно, настало время составить план подготовки к выставке. Как сделать так, чтобы   к назначенному сроку у Вас имелись все необходимые ресурсы: подготовленный стенд, рекламные материалы, образцы, плакаты и т.д., наконец, подготовленный для работы на выставке персонал. Какие способы   привлечения интересующей Вас потребительской группы мжно использовать? Используйте бланк «ПРОЕКТ» для составления эффективного и структурированного плана.5. Проинструктируйте тех сотрудников, которые будут заполнять бланк «ВЫСТАВКА».   Убедитесь, что каждый из пунктов понятен и не вызывает разночтений.

Успеха в проведении выставки можно ожидать тогда, когда соотношение «Предложения фирмы/Ожидания посетителя» больше, или по крайней мере равно единице. Однако ожидания посетителя состоят не только в получении необходимой информации и заключении соглашений, но и в гостеприимном отношении со стороны персонала стенда. Поэтому работая на выставке:

• Задавайте открытые вопросы., побуждающие собеседника вступать с Вами в диалог.
• Умейте выслушать посетителя. Тот, кто перебивает собеседника, вряд ли добьется его доверия.
• Помните о «языке тела». Демонстрируйте дружелюбие и готовность к сотрудничеству не только словами, но и   позой, мимикой, интонацией.
• Старайтесь по возможности   избегать сразу   говорить о ценах. Выясните сначала, ч то интересует посетителя, что для него   важнее в предлагаемом Вами товаре (услуге). Затем расскажите ему о тех особенностях Вашего предложения, которые для него будут наиболее интересны.
• Не обязательно сразу же заключать сделку. Если Вы имеете дело с новым клиентом, то гораздо важнее создать между вами доверителные отношения, которые потом могут привести к долговременному сотрудничеству.

1. Для увеличения эффективности работы на выставке «обратная связь» должна собираться ежедневно. Это дает возможность скорректировать тактику участия , учитывая ту информацию, которая поступает от посетителей и конкурентов.
2. После окончания выставки   обобщите полученную информацию. Для этого могут   быть использованы несколько критериев:

Количественные:

• Количество и объем полученных заказов
• Число осуществленных контактов
• Количество распространенных печатных материалов

Качественные:

• Качественный анализ информации, полученной от посетителей и конкурентов
• Оценка замечаний, реакций и   критики со стороны посетителей.

3. Оцените соотношение «затраты/результат». Какие усилия были приложены для привлечения посетителей и какой эффект это дало?

• Что имело наибольший отклик?
• Что   оказалось совершенно не эффективным? Что вызывало раздражение?
• Когда на стенде наблюдается наибольшая активность (например, во время проведения каких-либо мероприятий)?