- Дата предполагает фиксирование числа, месяца и дня недели. Последнее полезно для сравнительного анализа эффективности встречи.
- Место встречи – важный стратегический фактор, который нельзя игнорировать.
- Время начала – зафиксируйте запланированное заранее и реальное время начала встречи. Это важно для выявления тенденций в проведении встреч и корректировки способов договоренностей. Желательно фиксировать и Время окончания для подсчета продолжительности встречи. Ведите запись времени в 24-часовом формате для того, чтобы потом сравнить эффективность утренних и вечерних встреч.
- Главная цель должна быть сформулирована до начала встречи. Что Вы хотели бы иметь «на выходе»: получить нового бизнес-партнера, изменить отношение сотрудников к проекту, увеличить объем поставок, снизить закупочную цену…?
- Участники На принятие решения партнером или другой стороной в переговорах может повлиять присутствие его секретаря или Вашего бухгалтера. Кроме того, записав имена и фамилии участников встречи, Вы сможете установить в дальнейшем более тесный контакт. Если же это Ваши коллеги – можете ограничиться инициалами. Запланируйте состав участников и отметьте их реальное присутствие.
- Задачи В бланке приводятся варианты наиболее часто встречающихся задач, решаемых на встрече. Вы также можете сформулировать свою специфическую задачу. Обратите внимание – одна встреча, как и одна цель, может предполагать решение нескольких задач.
- Темы обсуждения – здесь Вы можете отметить то, о чем шел разговор, кто делал доклад и кто вносил предложения. Оцените, насколько важна каждая из тем для Вас и другой стороны.
- Задаваемые вопросы Зафиксируйте нестандартные вопросы и те, на которые Вы затруднились ответить. Это важная информация для анализа стиля ведения переговоров и совершенствования Вашей «линии защиты».
- Обсуждение – это место для ключевых моментов обсуждения. Не вся информация действительно представляет интерес, но что-то может оказаться очень полезным. Используйте для этого также раздел Важная информация.
- Предложения сторон При подготовке встречи запишите свои предложения на правой стороне таблицы. С другой стороны фиксируйте предложения Вашего собеседника.
- Итоги / решения Это одна из важнейших частей бланка. Каждое дело должно быть поручено кому-либо, должны быть определены сроки исполнения, ресурсы и т.д. Все оценивается тем результатом, который был получен – сравните итоги с планируемой целью встречи!
- Анализ встречи Что помогало и что мешало Вам при ведении беседы? Недостающие ресурсы (материальные, информационные, временные, статусные, психологические), уроки, ошибки, приемы собеседника – все потеряется, если Вы не зафиксируете этого по горячим следам. Диаграмма в конце бланка поможет графически изобразить эффективность встречи: либо по пяти критериям, либо по пяти основным обсуждаемым темам.
PRO-бланки
Бланк «СОВЕЩАНИЕ»
Бланк по самостоятельной проработке повестки и отслеживанию хода совещания для максимальной эффективности
Основные элементы
Рекомендации по использованию бланка и проведению совещания
Подготовка ко встрече
- Нужна ли встреча? Сначала задайте себе этот вопрос и аргументировано ответьте на него утвердительно. Такое доказательство «от обратного» поможет предотвратить ошибку. Может Вам просто сделать несколько звонков или объединить данный вопрос с обсуждением других тем.
- По возможности сужайте круг участников. Приглашайте на встречу или совещание только тех, кто располагает информацией по актуальной теме, будет реализовывать принимаемое решение или зависит от него, а также экспертов и людей, умеющих решать проблемы.
- Выбирайте дату и время проведения встречи, учитывая доступность для участников и наличие времени на подготовку. После того, как Вы определили круг участников, отмечайте тех, кого Вы уже оповестили о встрече и, например, о теме доклада, который он должен подготовить.
- Выбор помещения – важная составляющая организации встречи. Место должно соответствовать целям встречи: например, создавать условия для конфиденциальности или располагать дополнительными техническими возможностями для проведения презентации и т.д.
- Определите предварительно цели встречи и соответственно, пункты повестки дня: выступления, подготовка решений, устранение проблемы (снятие вопросов), информирование (обмен данными).
- При планировании встречи указывайте время, необходимое для обсуждения каждой темы (в соответствии с ее значимостью). Важные и сложные темы обсудите в середине встречи. Начинайте и заканчивайте более простыми вопросами.
Проведение встречи
- Начинайте вовремя! Тот, кто поджидает опоздавших – может ждать вечно.
- Согласуйте с участниками встречи регламент: обсуждаемые вопросы, правила совместной работы, ограничение по времени на выступления, порядок принятия решений, перерывы и т.д. При необходимости, закрепите за одним из участников ведение Протокола или пригласите секретаря. Выразите уверенность в успешном ходе встречи.
- Постройте ход встречи за исключением особых случаев по схеме: Обмен информацией – Постановка задачи – Принятие решения – Подведение итогов.
- Следите за ходом дискуссии. останавливайте неконструктивную критику, «переход на личности», отвлечение от темы обсуждения, поспешные выводы и немотивированные высказывания типа: «это не возможно» или «у нас не получится».
- Отслеживайте признаки ухудшающегося климата: молчание, агрессивность, разделение на подгруппы, уход от темы и «непонимание» происходящего…
- Проверяйте, как реализуются прежние договоренности и распоряжения.
- В конце встречи подведите общие итоги и повторите, что, кем и к какому времени должно быть сделано.
- Заканчивайте встречу в заранее оговоренное время. Встречи продолжительностью более 1,5 часов редко бывают эффективными. Лучше принять решение о переносе части вопросов на следующий раз.
- Завершите встречу на позитивной, вдохновляющей ноте. Поблагодарите участников.
Анализ встречи
- Сразу после встречи заполните графы, оставшиеся пустыми: время окончания встречи, обсуждаемые темы, важная информация, итоги / решения. Также, проанализируйте «по горячим следам» поведение собеседников, приемы, которыми они пользовались.
- Если от Вас ожидают отчет по итогам работы (Протокол), готовьте его по схеме бланка, но не дольше, чем в течении 48 часов после завершения встречи. Если Вы проводили совещание, организуйте незамедлительную рассылку копии краткого Протокола (темы обсуждения, итоги/решения) всем участникам.
- Оцените по 10-бальной шкале эффективность встречи. Оценка может быть проведена по нескольким критериям (например: вовлеченность участников в процесс, степень достижения цели, уровень управления процессом переговоров и т.д.). Или по одному критерию оцениваются все обсуждавшиеся вопросы.
4. Проанализируйте ход встречи, отвечая на следующие вопросы:
- Были ли достаточно ясными темы и цель встречи для всех участников?
- Способствовало ли место, день недели и время суток результативности?
- Была ли обстановка формальной или не формальной?
- Получил ли каждый из участников повестку дня и регламент?
- Кто был ведущим встречи?
- Кто был неформальным лидером обсуждения?
- Началось ли заседание вовремя?
- Соблюдались ли повестка и регламент?
- Были ли распределены задачи и установлены соответствующие сроки?
- Ощущались ли какие-либо формы сопротивления: саботаж, агрессия, безразличие и пассивность, недоверие, псевдосогласие?
- Было ли в ходе проведения встречи что-либо необычное, неожиданное?
- Что помогало и что мешало в ведении беседы?
- Каких ресурсов не хватило (материальные, информационные, временные, статусные, психологические)?
- Каковы ошибки в проведении встречи?
- Какие уроки можно извлечь из данной встречи?
Отзывы
Иван, добрый день! Хочу тебя поблагодарить за практичный и полезный тренинг!!! Хороший толчок для больших начинаний Понравились оригинальные бланки из серии «блокноты».
PS Отдельный респект за твою книгу! 🙂 Спасибо! С уважением,
Нисса Центрум
Заказать продукт